Persondatapolitik

I Dansk Komponistforening (DKF) forpligter vi os til at sikre dine persondata. Når du bliver medlem af DKF, søger legat hos DKF eller kommunikerer med DKF, indsamler og gemmer vi personlig information om dig. 

Hvorfor indsamler vi data?

DKF benytter sig af dine data for at kunne behandle legatansøgninger, udbetale legater samt kommunikere i forbindelse med forskellige sager og medlemsrelaterede aktiviteter, ansøgning af vores legater, udbetaling af vores legater eller juridisk bistand.

Vi bruger også dine data i vores regnskabs- og faktureringssystem (NAV) og i vores Komponistbase, og er du medlem af DKF, bruger vi også dine kontaktinformationer til udsending af medlemsnyt og medlemsrelaterede nyheder og tilbud.

Vi kan indsamle disse data om dig:

DKF-medlemsnummer, Koda-medlemsnummer, kontaktnavn, adresse, telefonnummer, e-mail, VAT nummer / CVR nummer og bankinfo.

Anden information du frivilligt deler med os gennem formularer på vores hjemmeside, eller som du deler i forbindelse med, at du kontakter os.

Desuden kan vi arkivere e-mailkorrespondancer mellem dig og os, hvis de er relevante i forhold til fremtidigt samarbejde.

Hvad bruger vi dine data til?

Vi bruger primært dine data til regnskabs- og kommunikationsformål. Derudover bruger vi også din information til at behandle legatansøgninger og ved tilmelding til arrangementer.

Ønsker du at benytte foreningernes juridiske rådgivning, behandles dine oplysninger også i forbindelse med denne rådgivning.

Er du medlem af DKF, benytter vi endvidere dine kontaktoplysninger til at sende dig Medlemsnyt på mail og information om vores forskellige medlemstilbud. Har du tilmeldt dig vores nyhedsbrev, benytter vi også dine kontaktoplysninger til at udsende dette.

Deler vi dine data?

Vi opbevarer dine data i vores økonomisystem (NAV) og bestræber os på altid at samarbejde med tredjepartudbydere, der efterlever de seneste retningslinjer inden for datapolitik.

Vi deler ikke din personlige information med nogle andre klienter, og vi sælger ikke dine data videre. Vi opbevarer din personlige information sikkert hos os, og på de online platforme vi benytter til at sikre vores data.

Hvor længe opbevarer vi dine data?

Vi opbevarer som udgangspunkt ikke data længere, end til sagerne er færdigbehandlet, og vi opbevarer dem aldrig på unødvendige platforme, som vi ikke har indgået en databehandleraftale med. Derudover opbevarer vi data om vores medlemmer i vores medlemsdatabase så længe, det er nødvendigt i forbindelse med registrering af medlemmer og medlemskommunikation.

Vi har pligt til at opbevare alle økonomioplysninger i 5 år jf. bogføringsloven, ligesom den juridiske afdeling er forpligtet til også at gemme data om deres sager i 5 år.

Har du fået afslag på din legatansøgning, slettes alle oplysninger, så snart ansøgningen er færdigbehandlet.

Hvordan sikrer vi dine data?

DKF opbevarer vores data på platforme, der har en høj sikkerhedsstandard og benytter sig af sikkerhedsforanstaltninger så som firewalls og kryptering. Det sikrer dine personlige informationer mod uautoriseret adgang, ændringer af dine data, offentliggørelse, misbrug og destruktion.

Vi opbevarer din personlige information så længe, det er nødvendigt i forhold til de formål, hvormed de er indsamlet, med mindre andet er påkrævet af loven. Hvis du anmoder om, at vi sletter din information, vil vi efterkomme din anmodning og kun beholde så lidt af din data som muligt jf. bogholderiloven, der kræver, at vi gemmer udbetalingsoplysninger i 5 år.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud hos en af vores tredjepartudbydere vil vi informere om dette så hurtigt som muligt og anmelde sikkerhedsbruddet til det danske datatilsyn.

Hvad er det lovmæssige grundlag vores behandling af din information?

Når vi behandler din personlige information med de formål nævnt i denne persondatapolitik, beror vi på de følgende lovmæssige grundlag:

Samtykke: Vi spørger efter samtykke til at bruge din information til at kunne behandle legatansøgninger eller andre ansøgninger af DKF’s tilbud samt til kommunikationsmæssige formål.

Kontraktmæssige forhold: Når du arbejder med os, kontakter os, søger arbejde eller på anden måde indtræder i en kontrakt med os, er vi nødt til at behandle din personlige information.

Lovmæssige forpligtelser: Når det er strengt nødvendigt, behandler vi din information på baggrund af vores lovmæssigt bindende forpligtelser.

Berettigede interesser: Så længe vores benyttelse af din information er fair og balanceret og ikke krænker dine rettigheder, vil vi benytte os af den, når vi har en berettiget interesse, der gavner vores arbejde.

Rettelse af din personlige information

Du kan altid kontakte os for at opdatere din information eller for at lade os vide, hvilke dele af din personlige information, du ønsker, vi skal beholde. Hvis du ønsker, at vi sletter din personlige information, er du også velkommen til at kontakte os omkring dette.